Revisionssichere Mailarchivierung nach GDPdU

Die Bedeutung von E-Mail Archivierung geht längst über die Entlastung der Mailserver hinaus. Denn in Deutschland schreibt die GDPdU seit 2002 die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mail zwingend vor. Die technisch eigentlich nötigen Systeme sind jedoch für den Mittelstand unerschwinglich. Der E-Mail Archivierungsservice unserer Software-Service – Plattform macht Compliance bezahlbar. Warum E-Mail Archivierung?

Revisionssicherheit: Damit man es später noch lesen kann!

Konforme E-Mail Archivierung erfordert nachweislich unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeit – 6, 10 oder sogar 30 Jahre. Viele Unternehmen archivieren E-Mails auf Papier, im Mailserver, in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter oder über Backups. Dies dient zwar der Sicherung der Daten gegen Verlust, die geforderte Unveränderbarkeit ist aber nicht gegeben. Denn die meisten Mailserver erlauben die Veränderung von E-Mails – schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver des Unternehmens ist es deshalb mit der Revisionssicherheit vorbei. Zudem zeigt sich oft erst im Nachhinein, welche E-Mails zur Dokumentation relevant sind. Der einzelne Mitarbeiter kann diese Entscheidung nicht mit hinreichender Sicherheit treffen. Auch die langen Aufbewahrungsfristen werden zum Problem. Scheinbar günstige Systeme sind meist gar nicht in Lage, Daten über die geforderte Zeit vorzuhalten. Die in größeren Unternehmen eingesetzten Archivierungssysteme sind dagegen kaum zu bezahlen.

Entlastung des Postfaches und zusätzliches Backup

Alte bzw. nicht mehr benötigte E-Mails können bei erfolgter Archivierung aus dem Postfach gelöscht werden. Somit steht wieder zusätzlicher Speicherplatz für neue E-Mails zur Verfügung. Sämtliche E-Mails können jederzeit über das Webinterface des Archivierungsservices eingesehen bzw. auf Wunsch erneut dem Postfach zugestellt werden. Ein versehentliches Löschen von E-Mails ist somit ausgeschlossen.

Features

Allgemein

Der E-Mail Archivierungsservice speichert 100% Ihrer ein- und ausgehenden E-Mails jeweils so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Die Archivierung Unternehmensinterner E-Mails ist ebenfalls gewährleistet. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren auf redundanten Systemen abgelegt. Der Service erfüllt die Compliance-Anforderungen z.B. nach GDPdU. Archivierte E-Mails können über das Webinterface gesucht und auf Knopfdruck erneut zugestellt werden.

Archivierung

a) die durch den Kunden an Dritte verschickt werden (ausgehende externe E-Mails)

b) dem Kunden durch Dritte zugeschickt werden (eingehende externe E-Mails)

c) unternehmensinterne E-Mails (ein- und ausgehende interne E-Mails)

Zugriff

Auf die archivierten E-Mails können autorisierte Benutzer aus dem Internet zugreifen. Archivierte E-Mails können nach bestimmten Kriterien und Inhalten durchsucht werden um bestimmte E-Mails im Archiv ausfindig zu machen. Autorisierte Benutzer können interaktiv die erneute Zustellung archivierter E-Mails veranlassen. Auf schriftliche Anforderung von Berechtigten wird einen speziellen Zugang einrichten, der den Zugriff auf alle archivierten E-Mails eines bestimmten Zeitraums erlaubt (Prüfzugang, z.B. zum Zweck einer Betriebsprüfung). Dieser Zugang wird nach Abschluss einer Prüfung auf Aufforderung wieder aus dem System gelöscht. Berechtigte in diesem Zusammenhang sind vertretungsberechtigte Personen des Eigentümers der betroffenen Mailadressen.

Speicher

Das Volumen der Archivierung ist auf 1,2 GByte je Benutzer pro Jahr begrenzt. Das Volumen wird über alle Benutzer eines Kunden des Partners gemittelt. Über das Inklusivvolumen hinaus gehende Datenvolumen wird gesondert berechnet.

Service Level

Der Archivierungsservice garantiert die Zugriffsmöglichkeit autorisierter Benutzer auf die archivierten E-Mails im Normalfall 24 Stunden am Tag an allen Tagen im Jahr, im Fall technischer Störungen jedoch spätestens innerhalb von 12 Stunden nach Anforderung. Ausgenommen sind geplante und angekündigte Wartungszeiten.

Die Archivierung genügt den derzeitigen gesetzlichen Auflagen bezüglich der elektronischen Archivierung von E-Mails. X-DATA wird alles in seiner Macht stehende veranlassen, um die Erfüllung gesetzlicher Auflagen auch im Fall der Änderung dieser Auflagen sicher zu stellen.

X-DATA stellt die Geheimhaltung der archivierten Daten und sonstiger im Rahmen der Leistungserbringung bekannt gewordenen geschäftlichen Geheimnissen des Partners/Kunden gegenüber Dritten sicher. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach Ende dieses Vertrags fort.

Backup / Rücksicherung eines Postfaches

Es wird 4 x tägliche ein Backup aller Mailboxen durchgeführt. Dieses Backups werden 7 Tage aufbewahrt. Eine zeitnahe Rücksicherung im Datenverlustfall ist somit jederzeit möglich. Zusätzlich werden gelöschte Elemente innerhalb eines „Gelöschte Objekte” Ordners 30 Tage zwischengespeichert. Erst wenn Elemente aus diesem Ordner ebenfalls gelöscht werden, kommt die Rücksicherung eines Postfaches zum Tragen. In diesem Fall werden Mailboxinhalte oder einzelne Elemente von der Datensicherung in das Postfach zurück gespielt.

Der Archivierungsservice garantiert die Verfügbarkeit der archivierten E-Mails für die Dauer von 10 Jahren ab Ende des Jahres, in dem die jeweilige archivierte Email versandt bzw. erhalten wurde. Voraussetzung ist die Fortdauer des Vertrags und die Erfüllung der vertraglichen Pflichten durch den Partner/Kunden. Für den Fall der Beendigung dieses Vertrags setzt die fortdauernde Verfügbarkeit den Abschluss eines Anschlussvertrags über die Aufrechterhaltung der Datenspeicherung voraus. Der E-Mail Archivierungsservice archiviert E-Mails revisionssicher auf seinen eigenen IT-Systemen. Archiviert werden E-Mails, die: