Datenverschlüsselung

Kennen Sie den Unterschied zwischen einer Postkarte und einer E-Mail?
Es gibt keinen, denn beides ist einlesbar.

Datenverschlüsselung zum Wohl ihres Unternehmens. Datensicherheit ist heutzutage in aller Munde. Wir können Ihnen Datenverschlüsselung anbieten welche folgende Bereiche abdeckt:

save-x-data grafik von christian seebauer

E-Mails und Briefe rechtskonform elektronisch versenden

Kennen Sie das missliche Gefühl, wenn Sie Daten über das Internet versenden, dass diese einlesbar sind, diese allerdings zeitnah dem Empfänger vorliegen müssen?
Fühlen Sie sich wohl dabei?
Wenn ja, dann brauchen Sie nicht weiterzulesen.

Würden Sie sich besser fühlen wenn diese Daten verschlüsselt beim Empfänger ankommen?
Wenn wir Ihnen nun folgende Punkte anbieten:

– Ende-zu-Ende verschlüsselter Versand von E-Mails und großen Datenmengen.
– Weltweit, mit jeder E-Mail Adresse nutzbar,
– Integriert in bestehende Systeme (z.B. Outlook, Lotus Notes, iOS, Android….).
– Nutzung ganz ohne Softwareinstallation möglich.
– Jederzeit nachvollziehbar durch Transaktionsregister.
– Verbindliche Empfangsbestätigung (Einschreibefunktionalität).
– Offiziell, bestätigte Rechtskonformität durch Einhaltung der Datenschutzgesetze).
– Integrierbar in bestehende Prozesse.

Sollten diese Möglichkeiten ihr Unwohlsein drastisch lindern, so zögern Sie nicht und
vereinbaren einen unverbindlichen Beratungstermin mit uns.

 

Rechnungen elektronisch ohne Signatur versenden

  • rechtskonform für alle gesetzlichen und steuerlichen Nachweispflichten
  • mit hohen Einsparungen für Druck- und Handlingkosten
  • schnell und einfach in der Umsetzung
  • richtet sich an Klein- bis Großunternehmen und die öffentliche Verwaltung

Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/45/EU im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes
ist für den elektronischen Rechnungsversand keine qualifizierte digitale Signatur mehr notwendig.

Elektronisch versandte Rechnungen müssen dennoch bestimmte Kriterien erfüllen, um gesetzeskonform und damit vorsteuerabzugsfähig zu sein. Dieser Service erfüllt die zentralen
Anforderungen für einen elektronischen Rechnungsversand ohne digitale Signatur.

 

Lohn- und Gehaltsdokumente rechtskonform elektronisch versenden

X-DATA-Logo12Versenden Sie Ihre Lohn- und Gehaltsdokumente elektronisch:

  • sicher und rechtskonform für die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter
  • mit hohen Einsparungen für Druck- und Handlingkosten
  • schnell und einfach in der Umsetzung
  • richtet sich an Klein- und Großversender sowie jeden Empfänger

Nach der Anmeldung ist dieser Service sofort nutzbar.

Dieser Service erfüllt die zentralen Anforderungen für den elektronischen Versand von Lohn- und Gehaltsdokumenten ohne digitale Signatur.

IT für Schulen

 

Die Software für
den Computerraum:

Sehen, was Ihre Schüler sehen

Unsere Software bringt den gesamten Computerraum auf den Bildschirm der Lehrer/In und schafft teure Computerplätze der Schüler/Innen geich mit ab!

  • zusehen und helfen „live“
  • denkbar einfache Bedienung
  • riesiges Einsparpotenzial
  • einfache Wartung

 

 

Vorher:

Viele einzelne Computer, Monitore und Software:

Hohe Kosten, großer Erneuerungsdruck (alle paar Jahre) und immenser Aktualisierungs-Zeitaufwand  für Updates, Software und „Benutzerfehler“.

(Setzt „Idealismus“ voraus)

Nachher:

Die „vielen“ Computer sind nun überflüssig. Ab sofort bedient ein einziger Computer alle Monitore. Dafür hat er genug Power!

Benötigt werden lediglich noch „Verbindungsboxen“ und ggf. Kabelmaterial. Instandgehalten muß nun nur noch ein einziger Computer und seine Software!

Computerraum steuern

zum Schul-IT-Rechner ->

Netzwerk- und Systemüberwachung

Ausfallsicherheit durch Monitoring

„Heute schon wissen was morgen passiert!
Für ihre IT ist uns dies möglich.

Warnungen in Echtzeit. An den zuständigen Experten. Mit präzisen Informationen. Für eine schnelle Problembehandlung durch X-DATA.

Mit der 24*7-Überwachung von X-DATA.® wird ihr Support neu definiert. Statt auf Ihren Hilferuf zu warten – oft erst nach langwierigem Experimentieren Ihrer Mitarbeiter – sorgt unsere 24*7-Überwachung automatisch dafür, dass unsere Spezialisten bei Problemen in Ihrer IT-Umgebung umgehend alarmiert werden. In fast allen Fällen sind wir daher noch vor Ihnen über kritische Situationen in Ihrem Netzwerk informiert. So können wir rasch gegensteuern und Ausfälle auf ein Minimum begrenzen.

Ihre Vorteile

  • Kostenersparnis durch automatisierte Vorgänge
  • Kostengünstiger Server (weniger als eine Tasse Kaffee pro Tag)
  • Störungsfreier Betrieb dank dem täglichen Gesundheitscheck
  • Senkung der Ausfallzeit und somit eine Steigerung der Produktivität
  • Sie erfahren automatisch ob der Virenschutz aktuell ist, ob die Platten in Ordnung sind und viele weitere Statusberichte über vitale Serverkomponenten

Herkömmlicher Support-Prozess

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24*7 Überwachung

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Worum handelt es sich bei der 24*7-Überwachung?

Alle kritischen Systeme in Ihrem Unternehmen werden in Kontrollintervallen von fünf oder fünfzehn Minuten rund um die Uhr überwacht. Wird ein Problem erkannt, empfangen wir eine detaillierte Warnung per E-Mail oder SMS. Zugleich stellt unser digitales WallChart unseren Technikern präzise Informationen zum Status Ihres Systems bereit. Statt sich auf möglicherweise ungenaue und unvollständige Angaben von Dritten verlassen zu müssen, erhalten wir direkt Aufschluss über die eigentlichen Ursachen des Problems, das sich somit schneller beheben lässt – und Sie profitieren von einer bedeutend höheren Systemverfügbarkeit.

Welche Bereiche werden überprüft?

Die 24/7-Überwachung kontrolliert alle fünf oder fünfzehn Minuten folgende kritische Parameter:

  • Betriebsbereitschaft des Servers.
  • Verfügbarkeit der Internet-Anbindung.
  • Einzelne oder alle Dienste von Microsoft® Windows®: Ohne die entsprechenden Windows-Dienste ist es z. B. nicht möglich, sich am Netzwerk anzumelden, auf das Internet zuzugreifen oder auch Dokumente auszudrucken.
  • Verfügbarkeit von wichtigen Computern in externen Büros oder von Netzwerkgeräten (per PING-Test).
  • Verfügbarkeit von TCP-Ports im Firmennetzwerk, in anderen Netzwerken oder beim ISP. TCP-Ports sind zur Datenübertragung unerlässlich.
  • Verfügbarer Speicherplatz: Es wird sichergestellt, dass ein vorgegebener Mindestwert nicht unterschritten wird.
  • RAID-Systeme: Verrichten sämtliche Festplatten ihre Arbeit wie gewünscht?
  • Website: Ist Ihre Website online und für Kunden problemlos aufrufbar?

Wie erfolgt der Umstieg?

Die 24/7-Überwachung ist in nur wenigen Minuten einsatzbereit – ohne Systemneustart. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie sich Ihr Unternehmen noch heute vor Systemausfällen schützen lässt.

  • Spezifische, informative Warnungen: Sie geben direkt und präzise Aufschluss über Probleme. Die Behebung durch unsere Experten kann schneller erfolgen.
  • Maximale Systemverfügbarkeit: Bevor Sie Schwierigkeiten in Ihrem Netzwerk überhaupt erkennen, sind unsere Techniker längst mit der Behebung beschäftigt.
  • Warnungen an den zuständigen Experten: Mit seinem Know-how sorgt er für eine raschere Lösung – ohne Umwege.
  • SMS-Warnungen: für geschäftskritische Systeme – ob Tag oder Nacht.
  • Niedrige Kosten: Überwachung für nur wenige Cents pro Tag.

Problem erkannt, Problem gebannt: Lange bevor Sie selbst herausfinden, dass die Sicherheit Ihres Systems in Gefahr ist, haben wir schon zielgerichtete Gegenmaßnahmen eingeleitet.

Online Backup

Alle Server in ihrem Unternehmen werden gesichert, jedoch nicht die Geräte (Laptop, Workstations) ihrer Aussendienstmitarbeiter. Natürlich können Sie auch ihre Server hierrüber sichern. Wenn dieser Punkt ohne großen Aufwand mit höchster Sicherheit eliminiert werden könnten, wäre dies für Sie interessant?

Wir bieten Ihnen ein leistungsfähiges Produkt, mit dem Sie sofort ihr Onlinebackup starten können.
Dies beinhaltet maximale Sicherheit durch End-to-End Verschlüsselung.

Backup Steuerung

  • Manueller Start des Backups
  • Automatische Backup Initialisierung bei Serververbindung
  • Automatisches Backup nach x Stunden ohne Backup
  • Zeitgesteuerte Sicherungsplanung
  • Eventbasierte Sicherungskonfiguration (z.B. beim Herunterfahren des Rechners)

Sicherheit

  • SSL verschlüsselte Datenkommunikation
  • Datenverschlüsselung der Ablagedaten mit 256Bit AES
  • Löschen aller Serverdaten vom Client aus möglich
  • Passwörter werden nur verschlüsselt ausgetauscht
  • Server kennt Verschlüsselungsphrase nicht
  • Rechenzentrum befindet sich in Deutschland. (Essen)
  • Software wurde im Rahmen eines Online-Backup-Projekts bereits vom TÜV zertifiziert

backup grafik christian seebauerFunktionen

  • Nutzung der Volumen Schatten Kopie Services zur Sicherung geöffneter Dateien und Datenbanken
  • Benutzermodus zur Sicherung von einzelnen Windows-Benutzerkonten
  • Maschinenmodus zur Sicherung von Server-Systemen
  • Einfache Dateisicherung mit vorgefertigten Programm-Profilen wie z.B. für Microsoft Outlook
  • Sicherung von Netzwerkpfaden
  • Filterfunktion, um unerwünschte Dateien nicht zu sichern
  • Einfacher, schneller Restore von einzelnen Dateien oder der kompletten Sicherung
  • Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigung
  • Einfaches Update der Client-Software über den Server ohne Benutzerinteraktion

Spam und Virenschutz

Sicherheit durch Spam und Virenschutz

Der Spam- und Virenschutz bietet ohne Installations- und Konfigurationsaufwand ein Höchstmaß an Schutz und Sicherheit für E-Mails.

Virus

Computerviren verhalten sich ganz so, wie echte Viren. Sie vermehren sich, nisten sich ein und zerstören. Hier das System

Zugriff auf die Spam-Quarantäne
Über einen Link in der E-Mail-Benachrichtung ist es möglich, die Spam-Quarantäne bequem über ein einfaches Web-Interface aufrufen und zu überprüfen, ob es sich bei den ausgefilterten Nachrichten tatsächlich um Spam handelt. In einer Übersicht wird zu jeder E-Mail der Absender, der Betreff, das Datum die Größe und bei Bedarf auch der Nachrichtentext angezeigt.

Bearbeiten von Nachrichten in der Spam-Quarantäne

Durch klicken auf die Spaltenüberschriften, kann die Liste der Nachrichten sortiert werden (Von, Betreff, Datum, Größe). Zudem stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Tägliche Spam-Quarantäne-Benachrichtigung

Täglich gegen 3.00 Uhr wird eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Betreff „Spam Quarantine Notification“ an den jeweiligen Postfachnutzer versendet. Die Benachrichtigung enthält eine Auflistung aller E-Mails die seit der letzten Benachrichtigung neu in die Spam-Quarantäne verschoben wurden.

  • Nachrichten als „Kein Spam“ kennzeichnen (zustellen)
  • Nachrichten löschen (einzelne E-Mails auswählen oder alle löschen)
  • Nachrichten suchen

Eine Benachrichtung pro E-Mail-Adresse

Der Spam- und Virenschutz leget für jede E-Mail Adresse eine eigene Spam-Quarantäne an. Sollten mehrere Alias-Adressen zu einem E-Mail-Postfach verwenden werden, so werden auch mehrere Quarantäne-Benachrichtigungen pro Tag (für jede E-Mail-Adresse eine) versendet.

Technik

Die TÜV-zertifizierte E-Mail Security Appliance mit integrierten Anti-Spam und Anti-Viren-Funktionalitäten setz auf einen besonders effektiven Mix von präventiven und reaktiven Filtermechanismen, um der wachsenden Bedrohung durch E-Mails immer einen Schritt voraus zu sein:

Größtes Netzwerk zur Analyse des weltweiten E-Mail-Verkehrs

Angebunden ist die Lösung an SenderBase, dem ersten und umfangreichsten Netzwerk zur Beobachtung des weltweiten E-Mail-Verkehrs. Mit mehr als 100.000 teilnehmenden ISPs und Unternehmen erfasst SenderBase Daten von mehr als 30% der weltweit versendeten E-Mails. So verfügt Sie über eine Echtzeit-Datenbank von aktuell kursierenden Sicherheitsbedrohungen und kann diese für die Analyse und Abwehr von Spam-Mails und Viren nutzen.

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Reputationsfilterung als äußerer Schutzwall

Die patentierte Technik des Reputationsfilters blockiert über 80% der Spam-Mails direkt am Gateway. Mit Hilfe der gesammelten Informationen von SenderBase bewertet Sie anhand von mehr als 110 Parametern die Vertrauenswürdigkeit von E-Mail-Absendern. Aufgrund dieser Daten lassen sich legitime Absender von Spam-Sendern wirkungsvoll unterscheiden und eine exakte Beurteilung von IP-Adressen zum Blocken von Spam wird möglich.

Mehrstufiges Filtersystem hält über 98% des Spams zurück

E-Mails, deren Absender-IP vertrauenswürdig erscheint und die somit den Reputationsfilter erfolgreich passieren, werden anschließend durch ein mehrstufiges Filtersystem geschleust und dort auf verschiedenste Spam-Merkmale überprüft. Nachrichten, bei denen dringender Spam-Verdacht besteht, werden in die Spam-Quarantäne verschoben und stehen dort für 30 Tage zum Abruf bereit. Sollte der Anwender eine bestimmte E-Mail vermissen, kann er anhand täglicher Reports oder mit einer Suchfunktion schnell nachsehen, ob sich diese gerade in der Spam-Quarantäne befindet.

Sophos Anti-Virus: Wirksamer Schutz gegen bereits bekannte Viren

Der signaturbasierte Virenscanner von Sophos, einem der weltweit führenden IT-Security-Unternehmen, ist als herkömmlicher Virenschutz integriert und entfernt zuverlässig alle Viren für die bereits eine Virensignatur bekannt ist (in der Regel wenige Stunden nach Ausbruch neuer Viren). Sophos Anti-Virus ist TÜV-geprüft und verwendet branchenführende Technologie zur Erkennung und Entfernung von Viren, Würmern, Trojanern und Spyware. Eingehende E-Mails, die der Spam- und Virenschutz nicht mit Hilfe des Reputationsfilters direkt abweist, aber dennoch als Spam erkennt, werden automatisch in eine Spam-Quarantäne gespeichert und dem entsprechenden Mail-Server bzw. Mail-Postfach nicht mehr zugestellt.

Virus Outbreak Filter: Echtzeit-Erkennung von neuen Viren

Der Virus Outbreak Filter schließt die Lücke zwischen dem Ausbruch eines neuen Virus bis zur Veröffentlichung der passenden Virensignatur durch den Hersteller einer herkömmlichen Antivirenlösungen. Aufgrund der Informationen des SenderBase- Netzwerks, das Anomalien im weltweiten E-Mail-Verkehr aufspürt, erkennt der Virus Outbreak Filter neue Virenausbrüche in Echtzeit. Er überprüft eingehende Nachrichten auf ihr Bedrohungspotenzial, um verdächtige Nachrichten temporär in eine dynamische Quarantäne zu stellen. So ist der Virus Outbreak Filter eine ideale Ergänzung zum herkömmlichen Anti-Virus-Filter von Sophos und erhöht den Schutz vor neuen Bedrohungen erheblich.

ComputervirusAutomatische Entfernung älterer Nachrichten aus der Quarantäne

Ältere E-Mails, die länger als 30 Tage in der Quarantäne liegen, werden automatisch aus der Quarantäne entfernt. Ein einloggen in die Quarantäne ist also nur dann notwendig, wenn eine bestimmte E-Mail vermisst wird.

Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Mailarchivierung nach GDPdU

Die Bedeutung von E-Mail Archivierung geht längst über die Entlastung der Mailserver hinaus. Denn in Deutschland schreibt die GDPdU seit 2002 die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mail zwingend vor. Die technisch eigentlich nötigen Systeme sind jedoch für den Mittelstand unerschwinglich. Der E-Mail Archivierungsservice unserer Software-Service – Plattform macht Compliance bezahlbar. Warum E-Mail Archivierung?

SchreibmaschineRevisionssicherheit: Damit man es später noch lesen kann!

Konforme E-Mail Archivierung erfordert nachweislich unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeit – 6, 10 oder sogar 30 Jahre. Viele Unternehmen archivieren E-Mails auf Papier, im Mailserver, in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter oder über Backups. Dies dient zwar der Sicherung der Daten gegen Verlust, die geforderte Unveränderbarkeit ist aber nicht gegeben. Denn die meisten Mailserver erlauben die Veränderung von E-Mails – schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver des Unternehmens ist es deshalb mit der Revisionssicherheit vorbei. Zudem zeigt sich oft erst im Nachhinein, welche E-Mails zur Dokumentation relevant sind. Der einzelne Mitarbeiter kann diese Entscheidung nicht mit hinreichender Sicherheit treffen. Auch die langen Aufbewahrungsfristen werden zum Problem. Scheinbar günstige Systeme sind meist gar nicht in Lage, Daten über die geforderte Zeit vorzuhalten. Die in größeren Unternehmen eingesetzten Archivierungssysteme sind dagegen kaum zu bezahlen.

Entlastung des Postfaches und zusätzliches Backup

Alte bzw. nicht mehr benötigte E-Mails können bei erfolgter Archivierung aus dem Postfach gelöscht werden. Somit steht wieder zusätzlicher Speicherplatz für neue E-Mails zur Verfügung. Sämtliche E-Mails können jederzeit über das Webinterface des Archivierungsservices eingesehen bzw. auf Wunsch erneut dem Postfach zugestellt werden. Ein versehentliches Löschen von E-Mails ist somit ausgeschlossen.

Features

Allgemein

Der E-Mail Archivierungsservice speichert 100% Ihrer ein- und ausgehenden E-Mails jeweils so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Die Archivierung Unternehmensinterner E-Mails ist ebenfalls gewährleistet. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren auf redundanten Systemen abgelegt. Der Service erfüllt die Compliance-Anforderungen z.B. nach GDPdU. Archivierte E-Mails können über das Webinterface gesucht und auf Knopfdruck erneut zugestellt werden.

X-Data PuzzleX-Data PuzzleArchivierung

a) die durch den Kunden an Dritte verschickt werden (ausgehende externe E-Mails)

b) dem Kunden durch Dritte zugeschickt werden (eingehende externe E-Mails)

c) unternehmensinterne E-Mails (ein- und ausgehende interne E-Mails)

Zugriff

Auf die archivierten E-Mails können autorisierte Benutzer aus dem Internet zugreifen. Archivierte E-Mails können nach bestimmten Kriterien und Inhalten durchsucht werden um bestimmte E-Mails im Archiv ausfindig zu machen. Autorisierte Benutzer können interaktiv die erneute Zustellung archivierter E-Mails veranlassen. Auf schriftliche Anforderung von Berechtigten wird einen speziellen Zugang einrichten, der den Zugriff auf alle archivierten E-Mails eines bestimmten Zeitraums erlaubt (Prüfzugang, z.B. zum Zweck einer Betriebsprüfung). Dieser Zugang wird nach Abschluss einer Prüfung auf Aufforderung wieder aus dem System gelöscht. Berechtigte in diesem Zusammenhang sind vertretungsberechtigte Personen des Eigentümers der betroffenen Mailadressen.

Speicher

Das Volumen der Archivierung ist auf 1,2 GByte je Benutzer pro Jahr begrenzt. Das Volumen wird über alle Benutzer eines Kunden des Partners gemittelt. Über das Inklusivvolumen hinaus gehende Datenvolumen wird gesondert berechnet.

Service Level

Der Archivierungsservice garantiert die Zugriffsmöglichkeit autorisierter Benutzer auf die archivierten E-Mails im Normalfall 24 Stunden am Tag an allen Tagen im Jahr, im Fall technischer Störungen jedoch spätestens innerhalb von 12 Stunden nach Anforderung. Ausgenommen sind geplante und angekündigte Wartungszeiten.

Die Archivierung genügt den derzeitigen gesetzlichen Auflagen bezüglich der elektronischen Archivierung von E-Mails. X-DATA wird alles in seiner Macht stehende veranlassen, um die Erfüllung gesetzlicher Auflagen auch im Fall der Änderung dieser Auflagen sicher zu stellen.

X-DATA stellt die Geheimhaltung der archivierten Daten und sonstiger im Rahmen der Leistungserbringung bekannt gewordenen geschäftlichen Geheimnissen des Partners/Kunden gegenüber Dritten sicher. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach Ende dieses Vertrags fort.

Backup / Rücksicherung eines Postfaches

Es wird 4 x tägliche ein Backup aller Mailboxen durchgeführt. Dieses Backups werden 7 Tage aufbewahrt. Eine zeitnahe Rücksicherung im Datenverlustfall ist somit jederzeit möglich. Zusätzlich werden gelöschte Elemente innerhalb eines „Gelöschte Objekte“ Ordners 30 Tage zwischengespeichert. Erst wenn Elemente aus diesem Ordner ebenfalls gelöscht werden, kommt die Rücksicherung eines Postfaches zum Tragen. In diesem Fall werden Mailboxinhalte oder einzelne Elemente von der Datensicherung in das Postfach zurück gespielt.

Der Archivierungsservice garantiert die Verfügbarkeit der archivierten E-Mails für die Dauer von 10 Jahren ab Ende des Jahres, in dem die jeweilige archivierte Email versandt bzw. erhalten wurde. Voraussetzung ist die Fortdauer des Vertrags und die Erfüllung der vertraglichen Pflichten durch den Partner/Kunden. Für den Fall der Beendigung dieses Vertrags setzt die fortdauernde Verfügbarkeit den Abschluss eines Anschlussvertrags über die Aufrechterhaltung der Datenspeicherung voraus. Der E-Mail Archivierungsservice archiviert E-Mails revisionssicher auf seinen eigenen IT-Systemen. Archiviert werden E-Mails, die: